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Foire aux questions

Comment s’inscrire à un voyage ?

Vous avez la possibilité de vous inscrire sur le site internet, ou bien de nous envoyer un bulletin d’inscription papier ou par téléphone.

Les différentes étapes de l’inscription :
  • la sélection de votre voyage
  • la création de votre dossier client avec le détail des prestations et options
  • le règlement d’un acompte de 30 % du montant total du voyage (vous recevrez par la suite, votre facture, votre fiche technique, décharges et assurances ainsi qu’une confirmation de réservation).
    - La confirmation du voyage et de votre inscription. Nous vous confirmons les disponibilités et les tarifs, nous nous occupons de vos demandes particulières comme par exemple vous réserver un vol au départ de province. Le départ du circuit est confirmé à partir d'un nombre minimum de participants (souvent à partir de 4 à 6 participants). Si ce minimum n'est pas atteint, nous prenons la décision d'annuler le départ 4 à 3 semaines avant le début du séjour.
    - Nous vous conseillons donc de ne pas réserver de billets d'avion, de train ou d'hôtel avant que la date soit assurée.
  • Le solde du voyage est à régler 1 mois avant le départ. Une fois le solde réglé, vous recevrez votre facture soldée.
  • 2 semaines avant le départ vous recevrez votre convocation ainsi que vos billets d’avion.

Quelles sont les informations à transmettre lors d’une inscription ?

Les informations à préciser lors de votre inscription, en plus du circuit, des dates et du nombre de personnes :
  • Les coordonnées personnelles (nom, prénom, date de naissance, adresse postale, numéro de téléphone fixe et portable, adresse mail), le numéro de la carte d’identité en cas de vol.
  • Préciser si vous êtes déjà partis avec nous, si c’est le cas préciser le nombre de voyages (remise fidélité de 3 % au bout de la 3ème randonnée)
  • Le type de chambre (double chambre avec un grand lit, chambre single avec supplément, en chambre twin pour partager ma chambre avec quelqu’un que je connais, en 1/2 twin où je partage ma chambre avec une autre personne du groupe)
  • Les options particulières : nuits supplémentaires, transferts, remise…
  • Les assurances
  • Votre transport jusqu’au lieu de rendez-vous et de dispersion. Pour le vol nous préciser, la ville de départ.
  • A partir de 2 personnes nous préciser si vous payez séparément ou ensemble.

Que signifie « poser une option » ?

Poser une option ne vous engage à rien, nous bloquons votre place pendant 1 semaine, sans aucun règlement.
Toutefois, une option n’est pas une inscription ferme. Ce n’est qu’au moment du règlement de l’acompte de 30 % que nous considérons cela comme une réservation ferme.

Quel type d’assurance puis-je souscrire ?

Vous avez la possibilité de souscrire 3 types d’assurance :
  • L’assurance annulation (2 % du voyage)
  • L’assurance rapatriement (2 % du voyage)
  • L’assurance annulation et rapatriement (3 % du voyage)

Quels sont les différents modes de paiement ?

Vous avez la possibilité de régler l’acompte de votre voyage par chèque, chèque vacances, par carte bleue (avec un agent de voyage par téléphone), par carte bleue sur internet (nous vous envoyons un lien sécurisé par mail pour effectuer le paiement) ou par virement.

Dois-je régler la totalité de mon séjour à l’inscription ?

Si la date de départ est à plus d’un mois, il vous suffit de régler un acompte de 30 % du montant total du séjour. A moins d’un mois du départ, la totalité du séjour doit être versé.

A quel moment le départ de mon voyage va-t-il être confirmé ?

Vous pouvez consulter à tout moment sur la fiche produit du circuit sur notre site internet, l’état des inscriptions. Le circuit peut être annulé, en cours c’est à dire que des personnes sont inscrites mais pas suffisamment pour le confirmer, ou ce dernier peut être confirmé, dans ce cas le départ est assuré.
Nous vous tenons informés si le circuit est annulé ou non confirmé, mais dans le pire des cas la confirmation pourrait se faire 4 à 3 semaines avant le départ.

Comment annuler ou modifier ma réservation ?

Si vous souhaitez annuler votre voyage, il faut nous prévenir par téléphone et le confirmer par mail. Les frais suivants vous seront facturés en fonction de la date d'annulation :
  • A plus de 30 jours : 50 € par personne + éventuellement les frais d'hôtel ou de vol non remboursable
  • Entre 30 et 21 jours : 35 % du prix du séjour
  • Entre 20 et 14 jours : 50 % du prix du séjour
  • Entre 13 et 7 jours : 75 % du prix du séjour
  • A moins de 7 jours : 100 % du prix du séjour
Si vous avez souscrit une assurance annulation auprès de Chemins du sud (Europ Assistance), ces frais vous seront remboursés par l'assurance une fois qu'elle aura étudié votre dossier et à condition que la raison de l'annulation rentre dans les conditions d'annulation.

Quand vais-je recevoir mes documents de voyage ?

Vous recevez au moment du règlement de l’acompte, votre confirmation de réservation avec votre facture, fiche technique, décharges de responsabilité en cas d’assurances non souscrites ainsi que les livrets assurances.

Lors du règlement du solde, vous recevrez votre facture soldée et 2 semaines avant le départ, nous vous enverrons votre convocation et vos billets d’avion.

Qu’est-ce que la remise fidélité ? Quand s’applique-t-elle ?

Afin de vous remercier de votre fidélité, nous vous accordons une réduction de 3 % dès la 3ème randonnée (même si votre première inscription s’est faite via une autre agence). Cette remise de 3 % vous sera ensuite attribuée systématiquement sans limitation de temps.
Cependant, les réductions (salons, remise fidélité), ne sont pas cumulables et ne s’appliquent pas aux groupes constitués bénéficiant déjà d’un prix spécifique.

Quelle est la différence entre les randonnées accompagnées et en liberté ?

Les randonnées accompagnées sont encadrées par un guide / accompagnateur et sont composées de maximum 15 personnes. Avec la plupart du temps, des piques-niques fournis pour le repas du midi.

En randonnée liberté vous partez seul sans guide / accompagnateur. Les piques-niques ne sont pas compris. Vous êtes libres de choisir vos dates de voyages et êtes en toute autonomie pour gérer votre parcours.

Le prix de mon voyage peut-il augmenter après mon inscription ?

Exceptionnellement, des suppléments aériens peuvent s’ajouter après l’inscription.

Puis-je ajouter l'assurance annulation après mon inscription ?

Non, l’assurance est à souscrire au moment de l’inscription, où l’on règle un acompte de 30 %. Si la date de départ est à moins d’un mois, la totalité du séjour doit être versé.

Qu'est-ce qu'un billet électronique ?

Le billet électronique est un processus par lequel toutes les informations relatives à la réservation du billet d'avion (coordonnées des voyageurs, numéros des billets d'avion, référence de la réservation, etc...) sont directement transmises à la compagnie aérienne. L'utilisation du billet électronique est la même que pour un billet au format papier : le passager doit se rendre au comptoir d'enregistrement pour récupérer sa carte d'embarquement. L'avantage du billet électronique est que cette carte d'embarquement peut être récupérée sur internet quelques jours avant le départ de l'avion, ce qui évite les files d'attente au comptoir d'enregistrement (sauf si vous avez des bagages à mettre en soute).

Puis-je voyager avec mon passeport ou ma CNI périmée ?

Au sein de l’Union européenne (UE), la carte nationale d’identité en cours de validité (ou passeport valide) est suffisante pour voyager. Hors UE, la plupart des Etats exigent un passeport valide plusieurs mois après la date prévue de retour en France. Adressez-vous en temps utile à votre préfecture pour son renouvellement éventuel.

Toutefois, depuis le 1er janvier 2014, les cartes nationales d’identité sécurisées délivrées à des majeurs entre le 2 janvier 2004 et le 31 décembre 2013 auront automatiquement une durée de validité étendue de 5 ans, sans modification matérielle du titre. Ainsi, la carte d’une personne majeure au moment de la délivrance portant comme date de fin de validité le 23 avril 2014 sera en réalité valable jusqu’au 23 avril 2019.

Pour les séjours à l’international, hors Europe pensez à vérifier que votre passeport est en cours de validité 6 mois après la date de retour dans votre pays. Pour les démarches de demande de passeport, adressez-vous à votre commune.  Si vous souhaitez faire une demande de passeport biométrique, attention : les délais peuvent être longs (minimum 4 semaines).

Certaines destinations nécessitent l’obtention d’un visa. Attention aux délais qui peuvent être très longs (1 à 4 semaines, selon la destination). Pour plus de renseignements sur la nécessité d’un visa selon la destination, son coût, et ses modalités de délivrance, consultez toujours l’ambassade du pays de destination. La nécessité d’avoir un VISA ou pas, les conditions de renouvellement d’un visa, la durée de séjours sans VISA… peuvent changer d’un jour à l’autre et peuvent concerner les ressortissants d’un pays et pas les autres. Re-vérifiez bien les informations reçues un mois avant votre départ et n’hésitez pas à téléphoner à l’ambassade !

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